Come usare WhatsApp Business in agenzia immobiliare: guida facile, passo passo

Pensa a WhatsApp Business come al WhatsApp dell'ufficio. Le chat, le foto, i vocali e le chiamate funzionano esattamente come nel WhatsApp normale. Cambiano tre cose:

• Il profilo: chi ti scrive vede il nome dell'agenzia, l'indirizzo, gli orari e il sito, come su un biglietto da visita.
• I messaggi automatici: se sei in visita o in ferie, l'app risponde da sola con un messaggio che scrivi tu una volta.
• L'ordine: puoi mettere un'etichetta colorata a ogni cliente ("Venditore", "Cerca bilocale", "Visita fissata") e ritrovarli in un attimo.

Perché conviene a un agente immobiliare? Perché oggi molti clienti preferiscono scrivere invece di telefonare. Il proprietario che ha visto il tuo cartello, la coppia che ha visto l'annuncio, il notaio che ti manda un documento: passano quasi tutti da WhatsApp. Se lo usi già col numero personale, sai bene il problema: lavoro e famiglia mescolati, messaggi alle dieci di sera, foto del nipote in mezzo alle planimetrie.

Quanto costa? L'app WhatsApp Business si scarica e si usa gratis. Esistono servizi a pagamento per grandi aziende che mandano migliaia di messaggi, ma a un'agenzia non servono.

Prima di cominciare, decidi quale numero usare. Hai due strade:

• Un numero solo per il lavoro (consigliato): una seconda SIM o il numero dell'agenzia. Così la sera puoi staccare.
• Il tuo numero di sempre: se i clienti ti conoscono già con quello, puoi passarlo a WhatsApp Business. L'app ti propone di portare con te le chat che hai già. Fai comunque prima un backup (una copia di sicurezza) delle chat, dalle impostazioni del WhatsApp normale.

Un numero può stare su un solo WhatsApp alla volta: o quello normale, o quello Business. Sullo stesso telefono però puoi tenere tutte e due le app, ognuna con un numero diverso. Molti agenti usano anche il numero fisso dell'agenzia: WhatsApp permette di verificarlo con una chiamata al posto dell'SMS, scegliendo l'opzione di chiamata durante l'attivazione.

Ora i passaggi:

1. Apri il negozio delle app del telefono: Play Store se hai un Android, App Store se hai un iPhone.
2. Cerca WhatsApp Business. L'icona è simile a quella di WhatsApp, con una "B" al centro. Controlla che lo sviluppatore sia WhatsApp.
3. Tocca Installa (o Ottieni su iPhone) e poi Apri.
4. Accetta le condizioni e scrivi il numero che hai scelto.
5. Inserisci il codice che ti arriva per SMS o con una chiamata.
6. Scrivi il nome dell'attività: per esempio "Immobiliare Rossi, Mario Rossi". Il nome della persona aiuta: i clienti cercano te, non solo l'insegna.
7. Scegli la categoria: cerca "Immobiliare" o la voce più vicina che trovi.
8. Metti una foto: il logo dell'agenzia oppure una tua foto in primo piano, sorridente e con luce buona.

Fatto. Da qui in poi si usa come il WhatsApp di sempre.

Il profilo è la prima cosa che vede chi ti scrive per la prima volta. Compilarlo bene costa cinque minuti e dà subito un'idea seria. Lo trovi nelle Impostazioni dell'app, alla voce del profilo dell'attività (su Android le impostazioni si aprono dai tre puntini in alto a destra, su iPhone dall'ingranaggio in basso).

Compila queste voci:

1. Descrizione: due righe chiare. Esempio: "Agenzia immobiliare a Montebelluna dal 1999. Vendite e affitti in centro e frazioni. Valutazioni gratuite."
2. Indirizzo: quello dell'ufficio, scritto come su Google.
3. Orari: gli stessi della porta dell'agenzia. Servono anche per il messaggio automatico fuori orario, che vediamo tra poco.
4. Email e sito: se hai un sito, mettilo. Se non lo hai, leggi la guida al sito web per agente immobiliare.

Usa gli stessi dati ovunque: profilo WhatsApp, scheda su Google, biglietti da visita. Se l'indirizzo o il telefono sono diversi da un posto all'altro, il cliente si confonde. Per la scheda Google trovi i passaggi nella guida su come mettere l'agenzia su Google Maps.

È la funzione che gli agenti apprezzano di più. Ci sono due messaggi automatici, cioè messaggi che l'app manda da sola:

• Messaggio di benvenuto: arriva a chi ti scrive per la prima volta (o dopo tanto tempo).
• Messaggio di assenza: arriva quando non puoi rispondere, per esempio fuori orario o in ferie.

Come impostarli:

1. Apri WhatsApp Business e vai nelle Impostazioni.
2. Tocca Strumenti per l'attività. Il nome può cambiare leggermente con gli aggiornamenti dell'app, ma la voce è sempre lì.
3. Tocca Messaggio di benvenuto (oppure Messaggio di assenza).
4. Accendi l'interruttore.
5. Tocca il testo e scrivi il tuo messaggio.
6. Per il messaggio di assenza scegli quando mandarlo: sempre, in un periodo che decidi tu (utile per le ferie) o fuori dagli orari di apertura.
7. Tocca Salva.

Esempi pronti da copiare:

Benvenuto: "Buongiorno, grazie per aver scritto a Immobiliare Rossi. Sono Mario, le rispondo personalmente il prima possibile. Se mi scrive per un immobile, mi indichi la via o il link dell'annuncio, così la aiuto subito."

Fuori orario: "Grazie per il messaggio. L'ufficio ora è chiuso, riapre domani alle 9. Le rispondo appena rientro. Per urgenze può chiamare il 333..."

Ferie: "Sono in ferie fino al 25 agosto. Le rispondo al rientro. Per le visite già fissate la contatterà il mio collaboratore Luca."

Ricordati di spegnere il messaggio di ferie quando torni: è l'errore più comune.

Quante volte al giorno scrivi l'indirizzo dell'ufficio, i documenti per la vendita, gli orari? Le risposte rapide sono messaggi che salvi una volta e richiami con una parola breve, senza riscriverli ogni volta.

1. Vai in Impostazioni e poi Strumenti per l'attività.
2. Tocca Risposte rapide e poi il + (o Aggiungi).
3. Scrivi il messaggio.
4. Scegli una parola breve per richiamarlo, per esempio documenti.
5. Salva.
6. In chat scrivi la barra / seguita dalla parola (/documenti) e tocca il messaggio che compare: si inserisce da solo. Puoi ancora modificarlo prima di inviarlo.

Cinque risposte rapide utili in agenzia:

• /dove: "L'agenzia è in via Roma 15, accanto alla farmacia. Parcheggio in piazza. Ecco la posizione: [link Google Maps]"
• /documenti: "Per preparare la vendita mi servono: atto di provenienza, planimetria catastale, visura, APE se ce l'ha già. Se manca qualcosa ci pensiamo insieme."
• /visita: "Perfetto, le confermo la visita per [giorno] alle [ora] in [via]. Ci vediamo davanti al portone. Per qualsiasi cosa mi scriva qui."
• /valutazione: "Con piacere. Per una valutazione seria vengo a vedere la casa di persona, ci vogliono circa 30 minuti ed è senza impegno. Quando le farebbe comodo?"
• /grazie: "Grazie della fiducia. Se le fa piacere lasciare un parere sulla nostra agenzia, qui ci vuole un minuto: [link recensioni]"

Per l'ultima, trovi come ottenere il link nella guida su come chiedere recensioni su Google.

Le etichette sono come i post-it colorati sulle cartelline. Ne metti una a ogni chat e poi, con un tocco, vedi solo i clienti di quel tipo.

1. In elenco chat, tieni premuto il dito su una conversazione finché non si seleziona.
2. Tocca l'icona dell'etichetta (o i tre puntini e poi Etichetta chat).
3. Scegli un'etichetta o creane una nuova.

Etichette che funzionano in agenzia: Venditore, Acquirente, Affitto, Visita fissata, Proposta in corso, Rogito fatto, Da richiamare. Non esagerare: meglio sei etichette usate sempre che venti usate a metà.

Mandare lo stesso messaggio a più persone: WhatsApp ha le liste broadcast, cioè invii multipli. Scrivi un messaggio una volta e arriva a ciascun contatto come messaggio privato, non in un gruppo. Due regole importanti:

• Il messaggio arriva solo a chi ha salvato il tuo numero in rubrica.
• Manda messaggi solo a chi ti ha chiesto di essere aggiornato. Un cliente che cerca un trilocale è contento di sapere che ne è arrivato uno; chi non ti ha mai chiesto nulla, no. E non inserire mai clienti in un gruppo senza chiedere: vedrebbero i numeri di tutti gli altri.

Le etichette non sostituiscono un vero archivio clienti. Se i contatti diventano tanti, guarda la guida al CRM immobiliare.

Sul computer dell'ufficio: scrivere lunghi messaggi o mandare documenti è più comodo dalla tastiera. Si può collegare WhatsApp Business al computer con WhatsApp Web o con l'app per computer:

1. Sul computer apri web.whatsapp.com (oppure installa l'app WhatsApp per computer).
2. Sul telefono, apri WhatsApp Business, vai nelle impostazioni e tocca Dispositivi collegati, poi Collega un dispositivo.
3. Inquadra con il telefono il quadratino nero e bianco (il codice QR) che vedi sullo schermo del computer.

Il link per farti scrivere: puoi creare un link che apre direttamente una chat con te. Il formato è wa.me/ seguito dal numero con il prefisso internazionale, senza spazi, senza zeri iniziali del prefisso e senza il segno più: per un cellulare italiano 333 1234567 diventa wa.me/393331234567. Mettilo nella firma delle email, sul sito, nel profilo Facebook. Puoi anche trasformarlo in codice QR e stamparlo sul cartello in vetrina: chi passa lo inquadra e ti scrive. Ne parliamo nella guida sulla vetrina dell'agenzia immobiliare.

Il momento più importante su WhatsApp è quando mandi una casa a un cliente. Qualche regola semplice:

• Prima un messaggio, poi le foto: "Buongiorno signora Bianchi, è appena arrivato un trilocale in via Verdi, con terrazzo, come cercava lei. Le mando qualche foto."
• Poche foto, le migliori: cinque o sei, non trenta. Se sono scure o storte, la guida su come fare foto immobiliari con lo smartphone ti aiuta.
• Un riepilogo scritto: prezzo, metri quadri, piano, spese condominiali, classe energetica.
• Una domanda finale: "Le andrebbe di vederla giovedì pomeriggio?"

Ancora meglio se mandi una scheda completa invece di foto sparse. Con Agente Immo ogni immobile ha la sua scheda con report PDF, e dal tasto "Manda al cliente" la invii su WhatsApp in un passaggio: il cliente riceve tutto ordinato in un solo messaggio.

Non serve imparare tutto in un giorno. Comincia da tre cose: profilo, messaggio di assenza, due risposte rapide. Il resto viene con l'uso.

WhatsApp Business è gratis?

Sì, l'app WhatsApp Business si scarica e si usa gratuitamente. Esistono servizi a pagamento per aziende che inviano grandi quantità di messaggi automatici, ma per un'agenzia immobiliare l'app gratuita basta.

Posso usare WhatsApp normale e WhatsApp Business sullo stesso telefono?

Sì, se usi due numeri diversi: uno per l'app normale e uno per quella Business. Lo stesso numero non può stare su tutte e due le app nello stesso momento.

Se passo a WhatsApp Business perdo le chat?

Di solito no: quando attivi WhatsApp Business con il numero che usavi già, l'app ti propone di trasferire le chat. Prima fai comunque un backup dalle impostazioni del WhatsApp normale, per sicurezza.

Posso usare il numero fisso dell'agenzia?

Sì, WhatsApp Business permette di verificare anche un numero fisso: durante l'attivazione scegli di ricevere il codice con una chiamata invece che con l'SMS. Poi l'app la usi sul cellulare come sempre.

Come si mette il messaggio automatico su WhatsApp Business?

Vai in Impostazioni, poi Strumenti per l'attività, poi Messaggio di assenza. Accendi l'interruttore, scrivi il testo, scegli quando mandarlo (sempre, in un periodo o fuori orario) e salva.

Posso mandare lo stesso messaggio a tutti i clienti?

Sì, con le liste broadcast: ogni persona lo riceve come messaggio privato. Arriva solo a chi ha salvato il tuo numero, e va mandato solo a chi ti ha chiesto di essere aggiornato.